Zamawianie prenumeraty przez bibliotekę

Praktyczne porady

Pobierz
Format .pdf, 455,23 KB

Jednym z obowiązków wielu nauczycieli bibliotekarzy jest zamawianie prenumeraty czasopism. Jak to robić, by nie przepłacać, ułatwiając zadanie sobie oraz księgowości? Na jakie praktyki wydawców i kolporterów uważać? Przedstawiamy porady z perspektywy wydawcy.

  1. Porównaj ofertę wydawcy i kolporterów

    Wiele szkół jest wciąż przyzwyczajonych do wypełniania zbiorowego zamówienia na prenumeratę u jednego z kolporterów. Kilkanaście lat temu często nie było alternatywy. Obecnie prowizje kolporterów są na tyle wysokie (kilkadziesiąt procent), że wydawcom zależy na sprzedaży czasopism w prenumeracie bezpośredniej. Wielu z nich proponuje dodatkowe zachęty.

  2. Przewaga prenumeraty bezpośrednio u wydawcy

    Tak jest np. w przypadku „Biblioteki w Szkole”. Bezpośrednio (w naszym Wydawnictwie Sukurs) prenumerata jest:
    • tańsza; prywatnie o 72 zł, dla instytucji o 36 zł, a w pakiecie nawet o 259 zł; to cenowa przepaść;
    • zawiera darmowy, roczny dostęp do portalu Biblioteka.pl, który gromadzi ponad 4500 materiałów online i wiele narzędzi; niestety, prenumeratorzy kolporterów tego dostępu nie mają;
    • zawiera prezent w postaci torby czytelniczki;
    • zawiera darmową przesyłkę pocztą pod wskazany adres bezpośrednio z drukarni.
    Prenumerując „Bibliotekę w Szkole” u kolporterów, otrzymuje się w zasadzie połowę produktu za wiele wyższą cenę. Mimo to wciąż znaczna grupa czytelników prenumeruje w ten sposób.
    Przyczyn jest kilka:
    • brak wiedzy, jak szkoła prenumeruje czasopisma;
    • brak świadomości, jak różne są te oferty;
    • decyzja księgowości lub sekretariatu (wynikająca z przekonania, że „tak jest łatwiej”).

    Tymczasem do zamówienia prenumeraty bezpośrednio wystarczy wypełnienie krótkiego formularza na stronie lub telefon. Księgowość otrzyma mailem fakturę z nabywcą i odbiorcą oraz 14-dniowym terminem płatności, a faktura zostanie przez nas wystawiona w dowolnie wskazanym miesiącu.

    Warto więc zadbać o to, by szkoła nie traciła i nie przepłacała. Przedstawienie powyższych argumentów z pewnością pomoże przekonać księgowość.
Tutaj dostępny jest już formularz prenumeraty „Biblioteki w Szkole” na 2021 rok wraz z cennikiem.

  1. Wczytaj się w szczegóły oferty

    Ceny prenumeraty czasopism podawane są w kwocie netto (bez podatku VAT) lub brutto. Wiele wydawnictw podaje ceny bez kosztów wysyłki (u nas są wliczone). Warto to sprawdzić, ponieważ koszt wysyłki pomnożony przez liczbę numerów w roku to z reguły 50-70 zł.

    Niektóre wydawnictwa (nie my) automatycznie przedłużają prenumeratę na kolejny rok, często z wyższą ceną. Warto o tym pamiętać, by nie mieć nieprzyjemności w szkole. Rozwiązaniem jest zgłoszenie rezygnacji od razu (żeby później nie przegapić terminu) i – w razie chęci przedłużenia prenumeraty – złożenie ponownego zamówienia pod koniec roku.
    My rozwiązujemy to w inny sposób. Standardowo prenumerata kończy się wraz z ostatnim miesiącem jej obowiązywania. Jednak, jeżeli ktoś nie chce pamiętać o konieczności złożenia kolejnego zamówienia, w formularzu może zaznaczyć opcję automatycznego przedłużenia. Zanim przedłużymy prenumeratę i tak wysyłamy kilka maili z prośbą o potwierdzenie. Nawet gdy ktoś je przeoczy, a finalnie nie będzie chciał skorzystać, umożliwiamy rezygnację w dowolnym momencie. Ma to być po prostu ułatwienie, a nie forma zmuszania do zakupu. Dlatego zachęcamy do skorzystania z tej funkcji.

  2. Jak przekonać dyrekcję do prenumeraty?

    Z roku na rok coraz więcej naszych czytelników narzeka na brak pieniędzy w szkole lub odgórną decyzję o skasowaniu wszystkich prenumerat. Niestety, trend ten jest widoczny, co skutkuje wygaszaniem kolejnych tytułów. Pewne jest, że w większości szkół czasy, gdy dyrekcja pytała nauczycieli, co chcieliby zaprenumerować, odeszły w niepamięć. Z naszego rozeznania wynika, że szkoły przeważnie prenumerują jedno lub kilka czasopism, więc aby mieć prenumeratę „swojego” tytułu, często trzeba się o nią postarać.

    Na szczęście argumentów, którymi można przekonać dyrekcję do „Biblioteki w Szkole”, jest wiele.
    • Stanowi przewodnik w pracy wartościowej, pomagającej szkole biblioteki. Zarówno w przypadku działań nastawionych na czytelnictwo, jak i tych zleconych przez szkołę (np. kwestia podręczników).
    • Praktycznie w każdym numerze zawiera najwyższej jakości porady prawne, służące także wielu dyrektorom szkół, a obecnie również dostęp do darmowych webinariów, podczas których można rozwiać swoje wątpliwości, oraz do bazy kilkuset porad prawnych online.
    • Biorąc pod uwagę objętość, jest najtańszym czasopismem dydaktycznym.
    • Jednocześnie od 30 lat jest najpopularniejszym miesięcznikiem dla nauczycieli, ocenionym w ankiecie ponad 1000 czytelników na 5,6 / 6.
    • Zawiera materiały nie tylko dla nauczycieli bibliotekarzy, lecz także dla dyrektorów, polonistów, nauczycieli klas I-III, informatyki czy historii, a także materiały uniwersalne, jak np. scenariusze przedstawień i uroczystości.
    • Zupełnie darmowo dodajemy dostęp do ogromnego zasobu ponad 4500 materiałów online zgromadzonych w portalu Biblioteka.pl, które są kopalnią materiałów dla wielu nauczycieli w każdej szkole.

  3. A jeżeli szkoła naprawdę nie ma pieniędzy?

    Z reguły decyzja o rezygnacji z prenumeraty nie wynika z niechęci dyrekcji, lecz z faktycznego braku środków lub odgórnej decyzji organu prowadzącego.
    Wielu naszych czytelników jednak radzi sobie także z tym problemem.
    • Można odroczyć płatność. W formularzu zamówienia wprowadziliśmy wybór miesiąca, w którym mamy wystawić fakturę. Można zamówić (i otrzymywać) prenumeratę od stycznia, a zapłacić za nią np. we wrześniu.
    • Można odłożyć decyzję o prenumeracie na kilka miesięcy i co jakiś czas przypominać się dyrekcji. Po złożeniu zamówienia prześlemy także numery, które ukazały się wcześniej.
    • Sporo szkół zamawia prenumeratę ze środków komitetu rodzicielskiego. Zapewne po przedstawieniu komitetowi realnych korzyści z prenumeraty dla uczniów.
    • Zachęcamy także do poinformowania nas o tego typu problemach. Nie chcemy, by nasi wieloletni czytelnicy odchodzili wyłącznie ze względów finansowych. Wtedy wspólnie ustalimy, jak możemy pomóc w uzyskaniu prenumeraty.

  4. Prenumerata prywatna

    Jeżeli powyższe środki zawiodą, pozostaje prenumerata prywatna, którą staramy się możliwie ułatwić. Dlatego oferujemy stały, możliwie wysoki rabat, a niebawem także możliwość opłaty co miesiąc z zachowaniem wszystkich korzyści wynikających z prenumeraty rocznej. Zdajemy sobie sprawę z tego, że płacenie z prywatnych pieniędzy za materiały służące do pracy nie jest rozwiązaniem ani wymarzonym, ani słusznym. Ale niestety wygląda na to, że w wielu szkołach i gminach jedynym umożliwiającym korzystanie z tych materiałów.

  5. Techniczne kwestie zamówienia

    Żeby ułatwić pracę szkolnej księgowości, zamawiając prenumeratę dobrze jest znać dane nabywcy (organu prowadzącego) i odbiorcy (szkoły). Ten podział na fakturach jest wymagany w przypadku większości szkół. Od lat nie ma już formalnego obowiązku przesyłania faktury pocztą ani odsyłania jej podpisanej kopii.