Nie będę tu zajmować się budżetem osobowym, czyli płacami bibliotekarzy, bo w państwowym systemie edukacyjnym decyzje w tej sprawie zasadniczo zapadają poza szkołą. Ewentualne negocjacje płacowe to osobny temat, mający własną, obszerną literaturę.
Pisząc o budżecie biblioteki, mam na myśli środki, z których finansujemy zakupy książek i wyposażenia oraz organizowanie akcji bibliotecznych. Pomijam zakup podręczników dla uczniów szkół podstawowych z dotacji ministerialnej: środki na ten cel są ściśle określone w przepisach, a organizacja zakupu podręczników jest zadaniem dyrekcji (brońmy się przed spychaniem tego zadania na nas!). Uwzględniam natomiast podręczniki w szkołach ponadpodstawowych, bo te musimy kupić z własnych środków: dla nauczycieli (o ile nie zaopatrują się sami na podstawie umów z wydawnictwami) plus kilka kompletów „awaryjnych”, dla uczniów w szczególnych sytuacjach losowych.
Jak powstaje budżet biblioteki szkolnej?
Pytanie jest prowokacyjne, bo na ogół… w ogóle nie powstaje. A powinien. Bibliotekarz powinien wiedzieć, ile pieniędzy będzie miał w ciągu roku, i dzięki temu rozsądnie zaplanować zakupy. To ważne, bo mało co tak skutecznie przyciąga czytelników, jak atrakcyjne nowości. Nie uzyskamy tego efektu, robiąc zakupy raz czy dwa razy w roku, a nie jest przyjemnie co chwila dopraszać się o pieniądze (chociaż, u licha, nie dla siebie prosimy!). Biblioteka powinna mieć określone środki dostępne bez upokarzającego proszenia – więcej czy mniej, to może zależeć od możliwości szkoły, ale na zasadzie „należy się”, a nie „wyżebrałam”.
Jednak rzadko się zdarza, że bibliotekarz ma określoną kwotę do dyspozycji. Nawet jeżeli robi regularne zakupy, to działa to na zasadzie: „co jakiś czas proszę o niewielkie kwoty na określone pozycje, popieram to informacjami ze szkoleń »Biblioteki w Szkole« i z reguły dostaję”. Albo: „wkładam książki do wirtualnego koszyka (w hurtowni online – przyp. red.), a potem idę do pani kierownik gospodarczej i proszę o forsę; jak ma, to daje” .
Pozyskiwanie pieniędzy z budżetu szkoły
Budżet biblioteki rzadko, niestety, istnieje, ale budżet szkoły – istnieje jak najbardziej i musi być restrykcyjnie przestrzegany. Ponieważ jest on zasadniczym źródłem finansowania naszej działalności, warto wiedzieć, jak jest skonstruowany, jak powstaje oraz w jaki sposób możemy mieć w nim swój udział.
To, co piszę niżej, odnosi się do funkcjonowania szkoły publicznej w Warszawie. Trochę inaczej może to wyglądać w szkołach niepublicznych i w innych miejscowościach (zwłaszcza tych mniejszych), ale podstawowe zasady będą te same.
Jak powstaje budżet szkoły?
Rok budżetowy to rok kalendarzowy (od stycznia do 31 grudnia), choć życie szkoły toczy się w rytmie roku szkolnego. Przygotowania do planowania budżetu na kolejny rok zaczną się w maju poprzedniego roku (np. prace nad budżetem 2024 zaczynają się w maju 2023). To najlepszy moment, by przedstawić potrzeby biblioteki. Wtedy dyrektor przygotowuje dla biura finansowania oświaty informację o potrzebach szkoły. Aby uwzględnić w niej potrzeby finansowe biblioteki, musi dostać od bibliotekarza odpowiednią informację. Powinna ona być dobrze przygotowana i uzasadniona: treściwa, konkretna i merytoryczna – konkretne dane zawsze robią dobre wrażenie. W czerwcu powstaje zarys planu finansowego szkoły na następny rok. Wtedy przedstawiamy wszystkie potrzeby. W grudniu powstaje projekt planu finansowego, który jest opiniowany przez radę pedagogiczną i radę rodziców. Potem zatwierdzają go władze organu prowadzącego. Doświadczenie uczy, że negatywna opinia rady niewiele zmienia, skuteczniejsze bywa zgłoszenie zastrzeżeń przy pozytywnej opinii. Dyrektor może też występować o dodatkowe środki.
W tym schemacie planowania budżetu nie ma wiele miejsca na negocjacje. Swoje argumenty trzeba przedstawiać w pierwszej fazie tworzenia planu – w maju poprzedniego roku.
Licytuj wysoko, ale realistycznie
W budżecie szkoły nie istnieje formalnie (pod)budżet biblioteki; nie ma takiej kategorii, przynajmniej w Warszawie. Dzielnicowe biuro finansowania oświaty informuje o puli na pomoce dydaktyczne i z tej puli dyrektor wydziela pieniądze na różne potrzeby – bibliotekę, pracownie, WF itd. Osobną pulę mogą stanowić „usługi” (np. licencja na program komputerowy) czy „wyposażenie” (np. regały); o szczegóły najlepiej dopytać kierownika administracyjnego szkoły.
To, ile z tej puli dostanie biblioteka, zależy od wielu czynników. Przede wszystkim może tych pieniędzy w ogóle być niewiele (mniej, a nawet znacznie mniej niż we wniosku szkoły). Mogą też wystąpić bardzo pilne i ważne potrzeby w którejś innej pracowni, np. informatycznej czy przyrodniczej, zaspokajane z tej samej puli. Wiele jednak zależy od samego bibliotekarza.
- Jeżeli w bibliotece nic się nie dzieje, dyrektor niechętnie przeznacza na nią pieniądze, potrzebne gdzie indziej. Niestety, niekiedy tworzy się błędne koło: biblioteka jest nieatrakcyjna, bo zaniedbana finansowo, a dyrektor żałuje na nią pieniędzy, bo jest nieatrakcyjna. Z tego układu można jednak się wyrwać! Już samo podjęcie przez bibliotekarza starań w kierunku zmiany powinno zostać zauważone.
- Jeśli bibliotekarz dobrze zna potrzeby uczniów i nauczycieli i umie to wykazać, łatwiej mu przekonać dyrektora. Ważne są też znajomość rynku książki i umiejętność operowania konkretami.
Przygotowując informację o potrzebach dla dyrektora, pamiętajmy, że czym innym jest budżet marzeń, czym innym budżet potrzeb, a jeszcze czym innym budżet możliwości. Wnioskujemy o budżet marzeń – od przykrojenia go do możliwości jest dyrektor. Pokażmy, co jest marzeniem, co potrzebą, a co palącą potrzebą, ale nie ograniczajmy się tylko do potrzeb, bo to byłby błąd negocjacyjny. Zresztą dyrektor powinien znać nasze marzenia! Jednak niech to będą marzenia, nie fantasmagorie. Niech towarzyszą im rozsądne, konkretne, treściwie zapisane argumenty. Niech nie będzie łatwo ich obśmiać!
I jeszcze dygresja: Często w budżecie szkoły pod koniec grudnia zostaje kilkusetzłotowa czy kilkutysięczna końcówka. Żaden rozsądny dyrektor nie będzie chciał jej zwracać; na coś te pieniądze trzeba wydać. Warto być gotowym do ich zagospodarowania, bo czasu będzie mało i, uwaga, na ogół będzie to czas przerwy świątecznej. Kwoty tej końcówki nie można przekroczyć, więc większość hurtowni daje się w takich sytuacjach namówić na kilkuzłotowy upust, tak żeby zgadzało się co do grosza.
Jak oszacować potrzeby biblioteki w zakresie zakupu książek?
Oszacowanie potrzeb wyposażenia jest w miarę łatwe. Zasadniczo wiadomo, czy potrzebujemy komputera, regału, przekładek, folii do okładania itp. Ceny są do sprawdzenia w internecie.
Łatwo też przewidzieć koszt prenumerat i licencji na oprogramowanie, ale pamiętajmy o marginesie bezpieczeństwa na inflację.
Trochę inaczej jest z książkami, bo planując z rocznym wyprzedzeniem, nie wiemy dokładnie, czego będziemy potrzebować. Możemy dość precyzyjnie przewidzieć potrzebę uzupełnienia lektur obowiązkowych i podręczników niedotacyjnych, ale przecież zasób biblioteki nie może się do tego ograniczać!
Z jednego ze szkoleń dla bibliotekarzy szkół międzynarodowych pamiętam zalecenie, że średnia wieku książki w bibliotece szkolnej nie powinna przekraczać 10 lat. Zabrzmiało to dla mnie zbyt radykalnie, ale zastanówmy się… Lektura, którą wyściskały rączki 10 roczników uczniów, nawet jeśli jeszcze się nie rozpadła, wygląda jak psu z gardła wyjęta – nie zachęci do czytania. Hit filmowy sprzed 10 lat oraz powieść, na kanwie której powstał, mogą już być zapomniane. Jeżeli nie była to wybitna literatura, nie warto jej dłużej trzymać; niech ustąpi miejsca książkom aktualnie popularnym (nawet jeśli też nie są literaturą wybitną, a zaledwie przyzwoitą). Dziesięcioletnia książka popularnonaukowa pewnie się jeszcze obroni, ale starsza już z trudem.
W polskich warunkach musimy być tolerancyjni: celujmy w średni wiek ok. 20 lat. Lepiej byłoby 15, ale nawet aby osiągnąć 20, musimy rocznie wymieniać 5% zasobu. Jeżeli biblioteka ma docelowo liczyć 5 tysięcy woluminów, oznacza to kupienie 250 nowości. Jeżeli 10 tysięcy, to nowych książek musi być pięćset. Kochane Koleżanki i Szanowni Koledzy: komu z Was udaje się co roku przeprowadzić zakupy na tym poziomie? Niewiele rąk widzę w górze… Na pięćset nowych (dobrych) książek potrzeba ok. 13,5 tys. zł; wobec inflacji wkrótce będzie to 15 tys. zł. Tyle, ile dostajemy z NPRC, ale przecież nie co roku i nie jeżeli mamy szczęście…
A przecież wymiana księgozbioru w ciągu 20 lat to konieczność, jeżeli mamy zachęcać uczniów do czytania. To różnica pokolenia! Dwadzieścia lat temu nie znano pojęcia „media społecznościowe”; polska wersja Wikipedii miała zaledwie 2 lata, smartfony były ciekawostką dla bogaczy. Stosowano inną nomenklaturę chemiczną. Lewandowski miał 15 lat, a Iga Światek dopiero 2. Jeżycjada wciąż cieszyła się ogromną popularnością, a seria o Harrym Potterze zaliczyła dopiero czwarty tom. Nie istniała seria Czytam sobie, a Paweł Beręsewicz był autorem początkującym… itd. Świat był inny i (po części) opisywały go inne książki. Literatura popularna, a częściowo i naukowa, osadzona w tym świecie, już się zestarzała.
Środki na odnowienie 5% biblioteki to potrzeba, nie marzenie! A jednak w budżecie możliwości te środki na ogół się nie mieszczą…
Pozabudżetowe środki dla biblioteki
Skoro tak, to musimy je uzupełniać z innych źródeł. Kreatywność bibliotekarzy w tej dziedzinie jest imponująca, więc wszystkich możliwości pewnie nie wymienię
Rada rodziców. To pierwsze, co przychodzi na myśl. Na ogół nie dysponuje dużymi środkami, ale wiele bibliotekarek potwierdza korzystanie z tego źródła wsparcia. Są to pieniądze bardzo użyteczne, nawet jeśli niewielkie, bo zazwyczaj łatwo je rozliczyć – wystarczy faktura, a często nawet paragon. Możemy płacić gotówką, mogą to być małe zakupy (np. uzupełnienie jednego egzemplarza książki potrzebnej uczniowi przygotowującemu się do konkursu). Tymczasem faktura opłacana z budżetu szkoły musi być realizowana przelewem, i to nie ze szkolnego konta, lecz poprzez biuro finansowania oświaty; musi mieć czternastodniowy termin płatności. Nie każdy księgarz zgodzi się na takie warunki, zwłaszcza przy małej kwocie.
Rada rodziców zwykle przeznacza pewną sumę na nagrody książkowe na koniec roku. Warto zaangażować się w ich kupowanie – zrobimy to sprawniej i taniej niż nauczyciele (bo znamy rynek, mamy dostęp do hurtowni itp.). Możemy się też dogadać, że z zaoszczędzonej nadwyżki kupimy książki dla biblioteki. Uwaga: z taką propozycją musimy wyjść w maju, bo po 15 czerwca nie będzie na to czasu, zwłaszcza w szkole podstawowej (odbiór podręczników!).
Udział w zewnętrznych projektach (np. fundacji, Budżecie Obywatelskim). Oczywiście NPRC, ale nie tylko. Znam szkołę, w której kącik czytelniczy w bibliotece został umeblowany w ramach projektu promującego rozwój więzi społecznych: kanapa, pufy, stolik. Sprzęt oświetleniowy i do nagłośnienia, zakupiony w ramach projektu teatralnego, też pozostał w szkole i był przez następne lata wykorzystywany do spotkań autorskich, Nocy Bibliotek itp.
Inny przykład to pozyskiwanie pieniędzy z Budżetu Obywatelskiego (partycypacyjnego), o ile działa w danej gminie. Są na ten temat artykuły w „Bibliotece w Szkole” 2022 nr 4 (J.I. Majewska, Lew, Czarownica i nowa kanapa) i 2019 nr 4 (A. Ciekalska, Budżet obywatelski – szansa dla biblioteki?).
Udział w projekcie zewnętrznym wymaga od bibliotekarza dużego zaangażowania: od wyszukania projektu, pomysłu na udział, poprzez realizację, promocję, rozliczenie finansowe, po poprawne formalnie sprawozdanie. Znajdźmy sojuszników i współpracowników!
Dochody własne: kiermasze, loterie itp. Znakomita metoda na zagospodarowanie nietrafionych darów. Korzystałam z niej w szkołach różnych typów, na ogół we współpracy z radą rodziców. Pieniędzy z tego nie było wiele (do kilkuset złotych rocznie), ale całkowicie do mojej dyspozycji. Na drobne, szybkie zakupy (gadżety czytelnicze na nagrody w konkursie, naklejki sygnaturowe…) – jak znalazł. Na temat legalności i organizacji takich działań ukazał się artykuł w „Bibliotece w Szkole” 2018 nr 3 (D. Skrzyński, Kiermasz szkolny, loteria, konkurs w świetle prawa).
Platformy crowdfundingowe. Nie będę o tym pisać, bo sama nie miałabym odwagi skorzystać. Ale wiem, że niektórzy korzystają z dobrym dla biblioteki skutkiem.
Dary książkowe. Przypuszczam, że wszyscy je dostajemy. Często są to książki mało wartościowe – ludzie porządkujący swoje księgozbiory wolą usuwane książki przynieść do biblioteki, niż samemu wyrzucić na makulaturę.
Mam zasadę, że wszystkie takie dary przyjmuję z podziękowaniem, ale lojalnie uprzedzam, że nie wszystko włączę do zasobów. Na ogół większość ląduje w szafce z przeznaczeniem na kiermasz „Książka za złotówkę”, część od razu w pojemniku na makulaturę. Część jednak włączam do księgozbioru, chociaż zawyżają mi jego średni wiek. Na przykład porządne wydania klasyki: Klub Pickwicka czy Wojna i pokój powinny być w bibliotece liceum, choć nie będą intensywnie czytane. I niespecjalnie przeszkadza, że jest to edycja z lat 60. ubiegłego wieku; późniejsze często były drukowane i oprawiane byle jak.
Współpraca z bibliotekami i wydawnictwami też może być źródłem pozyskiwania książek. Duże biblioteki (Narodowa, uniwersyteckie) niekiedy prowadzą magazyny dubletów, z których można coś wybrać. A jeszcze częściej proponują mi dublety zaprzyjaźnione bibliotekarki z najbliższej wypożyczalni biblioteki publicznej (ja im też). Można też rozważyć wypożyczenia międzybiblioteczne (Wypożyczalnia Kompletów Książek Biblioteki Publicznej m.st. Warszawy dz. Mokotów obsługuje nie tylko tę dzielnicę, ale nawet i niektóre miejscowości podwarszawskie). W wydawnictwach można niekiedy wynegocjować darmowy egzemplarz; warto regularnie odwiedzać targi książki, szczególnie pierwszego dnia trwania, bo wtedy można przy stoiskach spotkać osoby decyzyjne w wydawnictwie. Współpraca to także wspólne akcje, z udziałem naszych uczniów, ale finansowane przez bibliotekę publiczną czy wydawnictwo (spotkania autorskie, wystawy itp.).
Trochę dyplomacji, czyli gdzie szukać sojuszników
Dyrektor. Sojusznikiem biblioteki, od którego najwięcej zależy, powinien być dyrektor szkoły. Na ogół działa prawo wzajemności: jeżeli dyrektor widzi zaangażowanie bibliotekarzy nie tylko w promocję czytelnictwa, ale też w życie szkoły; jeśli sam w różnych sytuacjach otrzymuje od bibliotekarzy wsparcie – będzie bardziej otwarty na potrzeby biblioteki. Jednak szanujmy siebie i swój zawód: niech będzie to wsparcie w ramach naszych specyficznych umiejętności (np. przy zakupach nagród książkowych), a nie odwalanie roboty za innych (np. bezpłatne zastępstwa). Nie sugeruję lizusostwa, ale utrzymywanie dobrych stosunków opartych na profesjonalizmie i wzajemnym szacunku.
Kierownik administracyjny. Druga bardzo ważna osoba to kierownik administracyjny (na ogół jest to kierowniczka). Nie tylko ma ona spory wpływ na podział budżetu, ale też może dostarczyć nieocenionej pomocy w przedzieraniu się przez edukacyjną biurokrację. Ale znów mamy prawo wzajemności: szanujmy ją i jej pracę, postarajmy się ją zrozumieć i wspierać. Zwłaszcza że praca ta bywa przez nauczycieli niedoceniana lub wręcz lekceważona.
Rodzice. Zapoznajmy się z rodzicami stałych bywalców biblioteki, nie tylko tymi z rady rodziców. Mogą pracować w instytucji związanej z rynkiem książki, mogą mieć doświadczenie w crowdfundingu, mogą nam pomóc w organizacji kiermaszu, wreszcie mogą niektóre nasze potrzeby rozumieć lepiej niż dyrektor i pomogą nam w negocjacjach (miałam taką sytuację w prywatnej szkole, gdy nie mogłam z ówczesnym dyrektorem załatwić zakupu dla biblioteki przyzwoitego komputera – ojciec ucznia, informatyk, błyskawicznie go przekonał).
Nauczyciele. Nasze koleżanki i koledzy – nauczyciele – bywają dla nas konkurentami do pieniędzy z puli „pomoce dydaktyczne”, ale niekoniecznie. Jeżeli doceniają rolę biblioteki, zgodzą się, a nawet wesprą przeznaczenie na nią większych środków. Mogą też być naszymi partnerami w projektach zewnętrznych oraz szkolnych i międzyszkolnych konkursach: warto wiedzieć, czy ktoś z nich nie ma takich planów, możemy się włączyć!
Uczniowie. Wreszcie najważniejsi: uczniowie. Samorząd szkolny, ale przede wszystkim kolorowa „masa” uczniowska. To o nich przecież cały czas chodzi, to dla nich i przez nich oddziałujemy na rodziców, nauczycieli i dyrektora.
Kasa na książki z budżetu szkoły – w trzech krokach
- W maju informujemy dyrektora o potrzebach budżetowych biblioteki na następny rok kalendarzowy. Dyrektor prawdopodobnie rozsyła pytanie w tej sprawie do wszystkich nauczycieli: nie wolno go przegapić! Jeżeli nie – sami pójdźmy z tym do dyrektora. Informacja na piśmie musi być krótka i konkretna; uzasadniona, ale szczegółowe wyjaśnienia lepiej przedstawić na żądanie. Wyszczególniamy w niej wszystkie potrzeby, nie tylko absolutne konieczności, wskazując priorytety. Odnawianie księgozbioru – wymianę średnio 5% zasobu rocznie – traktujemy jako poważną potrzebę!
- Po zatwierdzeniu budżetu przez organ prowadzący (w Warszawie druga połowa stycznia) prosimy o wskazanie, które z potrzeb dotyczących wyposażenia będą zrealizowane i ile pieniędzy możemy wydać na książki. Robimy wstępny plan zakupów na rok kalendarzowy: ile musimy przeznaczyć na lektury i podręczniki, ile zostanie na nowości pożądane przez czytelników.
- Na początku grudnia robimy dyskretny wywiad u dyrekcji lub kierowniczki administracyjnej, czy zostanie w puli pomocy dydaktycznych jakaś końcówka budżetowa, i proponujemy jej zagospodarowanie. Informację o wysokości tej końcówki dostaniemy tuż przed feriami lub w czasie ferii, a zakupy trzeba zrealizować do 31 grudnia.
Kasa na książki od rady rodziców – trzy propozycje
- W połowie maja możemy zaproponować dyrekcji i nauczycielom, że sami zajmiemy się kupieniem książek na nagrody. Ważne: tylko jeżeli jesteśmy pewni, że umiemy i będziemy mieli czas to zrobić! To jest spore obciążenie, a zadanie musi być wykonane terminowo i dobrze. Zainteresowani przyjmą naszą propozycję z radością. Zapunktujemy u nich jako znawcy rynku książki, a zaoszczędzoną na tej operacji kasę możemy wykorzystać dla biblioteki.
- Przed ważniejszymi edycjami targów książki w naszej okolicy – z odpowiednim wyprzedzeniem! – prosimy radę rodziców o kwotę rzędu 100-500 zł do wydania na targowe okazje (np. outlety, końcówki nakładów, antykwariaty, nowości z autografem).
- Entuzjastycznie włączamy się w każdą imprezę typu kiermasz itp. organizowaną przez radę rodziców, dołączając do niej stoisko biblioteki, na którym m.in. wyprzedajemy nietrafione dary książkowe.
