Przepisy prawne dotyczące ewidencji księgozbiorów

Biblioteki szkolne nie mają odrębnych przepisów regulujących prowadzenie dokumentacji, stosuje się więc przepisy rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. 2008 nr 205 poz. 1283), dotyczące bibliotek wchodzących w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej.

W bibliotece szkolnej księgi inwentarzowe elektroniczne należy prowadzić zgodnie z wymogami określonymi we wspomnianym rozporządzeniu. Zgodnie z rozporządzeniem biblioteki ewidencjonujące materiały przy użyciu programów komputerowych muszą mieć:

• dokumentację oprogramowania; 
• ustalone sposoby zabezpieczania danych przed zniszczeniem i ingerencją osób niepowołanych; 
• ustalone zasady użytkowania programów dla celów ewidencji materiałów przez upoważnionych pracowników.

Krótko o księgach inwentarzowych

W bibliotekach szkolnych są następujące księgi:

• księga inwentarzowa księgozbioru głównego – obowiązkowa i podstawowa księga inwentarzowa, w każdym programie komputerowym jest księgą główną;
• księga inwentarzowa broszur i podręczników – księga, w której wpisywane są broszury i powinny być wpisywane podręczniki; w każdej bibliotece z pewnością są zbiory z tego zakresu;
• księga inwentarzowa zbiorów specjalnych – nieksiążkowych (np. multimediów).

Dodatkowo można zakładać oddzielne księgi do wydzielonych z księgozbioru woluminów, jak często postępujemy w przypadku podręczników, jednak formalnie takie zbiory nadal należą do jednego z wyżej wymienionych rodzajów ksiąg inwentarzowych (np. podręczniki – do księgi broszur i podręczników), co wiąże się z odpowiednim liczeniem wartości księgozbioru – wartość księgozbioru liczona jest z zakresu ksiąg inwentarzowych: księgozbioru głównego i księgozbioru specjalnego.

Księgozbiór broszur i podręczników nie jest wliczany do wartości księgozbioru, ale w bibliotece szkolnej powinna być prowadzona dokumentacja tego rodzaju zbiorów: faktury, ubytki, wartość inwentarza broszur i podręczników – tak samo jak księgozbioru głównego i zbiorów specjalnych. Nie podajemy jednak wartości tego rodzaju zbiorów do księgowości jako wartości całości księgozbioru.

Obszerny poradnik na temat komputeryzacji biblioteki szkolnej – por. D. Majkusiak, Komputeryzacja biblioteki szkolnej, „Biblioteka w Szkole” 2019 nr 12.

Częste problemy występujące podczas komputeryzacji zbiorów biblioteki

Do najczęstszych problemów występujących podczas komputeryzacji zbiorów biblioteki należy zaliczyć:

• mniejsze lub większe różnice między wartością księgozbioru w wersji papierowej a tą w wersji elektronicznej (w aspekcie zarówno finansowym, jak i księgowym);
• błędy często niebędące winą wprowadzającego dane, ale wynikające np. z innego sposobu prowadzenia dokumentacji przed wielu laty (mniej dokładnego, według innych przepisów) – przykładem dostarczane do szkół bezpłatne pakiety woluminów, rozmaicie wpisywane do ksiąg, błędy w ubytkowaniu (wykreślenia bez wpisywania numerów ubytków) bądź ominięte numery w księgach inwentarzowych.

W przypadku różnic między papierową księgą inwentarzową a jej wersją elektroniczną sporządza się korekty wartości księgozbioru potwierdzone odpowiednim protokołem, w którym wyjaśnione są przyczyny różnic. Protokół poświadczony przez dyrekcję szkoły oddaje się do księgowości, a jego kopia zachowana jest w dokumentacji biblioteki.

Zamykanie ksiąg tradycyjnych

Zamknięcia ksiąg inwentarzowych prowadzonych w tradycyjny sposób, czyli w wersji papierowej, dokonuje się w momencie zakończenia komputeryzacji zbiorów. Komputeryzacja zbiorów obejmuje wszystkie rodzaje ksiąg inwentarzowych, jakie istnieją w danej bibliotece. Przed zamknięciem ksiąg papierowych powinny one zostać rozliczone, a wszystkie ewentualne nieścisłości finansowo-księgowe powinny zostać potwierdzone protokołem.

O zamiarze zmiany sposobu prowadzenia ewidencji nauczyciel bibliotekarz powinien powiadomić dyrekcję szkoły, a przy okazji ustalić, czy dyrekcja nie ma specjalnych oczekiwań w związku z tą zmianą. Dyrektor lubiący biurokrację może np. zażądać stworzenia dokumentów wyjaśniających zasady i powody przejścia z tradycyjnego sposobu prowadzenia ewidencji księgozbioru na system elektroniczny. W takiej sytuacji nauczyciel bibliotekarz powinien sporządzić odpowiednie dokumenty, które jednak jedynie rozmnożą i tak już liczną dokumentację prowadzoną w bibliotece. Zwykle wystarcza rozmowa z dyrekcją o skończonej dokumentacji i przejściu na system elektroniczny.
Jeśli dyrekcja szkoły nie ma żadnych specjalnych wymagań, to z formalnego punktu widzenia zakończenie prowadzenia tradycyjnych ksiąg inwentarzowych i przejście na księgi elektroniczne nie jest niczym nadzwyczajnym ani wymagającym specjalnych działań. Nie ma obowiązku protokolarnego zamykania ksiąg. Samo zakończenie dokonywania wpisów w księdze papierowej wymaga naniesienia pod ostatnimi wpisami w księdze zwięzłej informacji o zakończeniu prowadzenia ewidencji w danej księdze na określonym numerze. Trzeba podkreślić ostatni wpisany numer, by nikt inny (pracujący z głównym bibliotekarzem czy jego następca) się nie pomylił, dokonując kolejnych, zdublowanych wpisów.

Chociaż dla księgowości szkolnej nie ma znaczenia, w jakiej formie prowadzona jest dokumentacja, a liczy się jedynie stan finansowy, wykazywany w wyniku podliczenia wartości poszczególnych rodzajów zbiorów, to jednak o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji warto powiadomić księgowość.

Nie ma obowiązku protokolarnego zamykania papierowych ksiąg inwentarzowych. Samo zakończenie dokonywania wpisów w księdze papierowej wymaga naniesienia pod ostatnimi wpisami w księdze zwięzłej informacji o zakończeniu prowadzenia ewidencji w danej księdze na określonym numerze.

Księgi elektroniczne trzeba cyklicznie drukować

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych nakłada na biblioteki obowiązek dokumentowania elektronicznych ksiąg inwentarzowych w formie papierowej. Polega to na dodrukowywaniu kolejnych kart ksiąg inwentarzowych minimum raz w roku.

Ważne jest, by przygotowując się do drukowania nabytków z określonego przedziału czasowego, stosować się do pewnych zasad, określonych cytowanymi przepisami. Należy w ustawieniach do wydruku ustawić odpowiednie dane, w tym:

• określić, od jakiego numeru zamierzamy drukować strony danej księgi (będzie to przy pierwszym wydruku kolejny numer po ostatnim numerze zapisanym w księdze
• papierowej, a przy następnych wydrukach – kolejny numer po ostatnim numerze z poprzedniego wydruku);
• zaznaczyć, by program liczył kolejne strony i wartość zbiorów z uwzględnieniem ciągłości wartości całego rodzaju danego zbioru.

Jest to warunek uzyskania wydruku będącego kontynuacją całej księgi inwentarzowej, uwzględniającego poprzednie zapisy w księdze. W przeciwnym wypadku uzyskamy wydruk, w którym numeracja stron i wartość księgozbioru będą podliczone tylko za okres, jaki został zaznaczony do wydrukowania.

Wszystkie biblioteczne systemy komputerowe umożliwiają odpowiednie ustawienia do wydruku kontynuacji ksiąg inwentarzowych. Mogą się różnić procedurą ich generowania.
Każdy rodzaj zbiorów (księgozbiór główny, zbiory specjalne) należy drukować oddzielnie. Drukuje się również księgozbiór broszur i podręczników.

Zbiory specjalne często obejmują wiele podgrup. Programy komputerowe pozwalają na wpisywanie w oddzielne grupy dokumentów (np. programy audiowizualne, programy wideo). Niezależnie od tego, w jakich podgrupach dokumentu umieścimy daną jednostkę, to jeśli tylko określimy go jako zbiory specjalne (w ramkach dotyczących rodzaju i wartości danego dokumentu), wydruk będzie obejmował kolejne zaznaczone do druku strony i numery. Wpisywane numery tych poszczególnych, wybranych z ramki grup dokumentów stanowią kontynuację kolejnych numerów zbiorów specjalnych.

W przypadku dużej liczby nabytków wprowadzanych w danym okresie do programu komputerowego (np. w przypadku zakupów w ramach NPRC) warto drukować strony ksiąg elektronicznych częściej niż raz w roku. Podczas drukowania trzeba zerkać na poprawność wydruku, a na koniec sprawdzić jego kolejność i kompletność i spiąć strony w odpowiednim segregatorze, co zajmuje nieco czasu.

Ubytki w księdze elektronicznej i papierowej

Wprowadzając dane woluminów do tradycyjnych ksiąg inwentarzowych, uzyskujemy wartość całości księgozbioru wraz z wartością potencjalnych ubytków – nie zmieniamy przecież podliczeń każdej strony z racji wykreślenia konkretnych numerów. Właściwą wartość bez ubytków uzyskujemy, odliczając wartość ubytków pochodzącą z rejestru ubytków od wartości księgozbioru, jaki wykazują podliczone księgi inwentarzowe.

Drukowanie stron ksiąg prowadzonych elektronicznie obejmuje takie same wartości stron ksiąg inwentarzowych, z tym że programy komputerowe pokazują znacznie więcej informacji w ramce dotyczącej stanu finansowo-księgowego, m.in.:

• liczbę woluminów w każdej księdze inwentarzowej;
• wartość finansową w obrębie każdej księgi oddzielnie;
• wartość ubytków właściwą dla każdego rodzaju zbiorów oddzielnie;
• stan księgozbioru ogólnie, razem wszystkich wybranych ksiąg, wykazując też wtedy stan ubytków: ich liczbę i wartość.

Warto przypomnieć, że same ubytki starych ksiąg, prowadzonych w sposób tradycyjny, powinny być wpisane do komputerowego programu zgodnie z następującymi zasadami.

• Ubytki mogą być wprowadzane pozycja po pozycji z ksiąg w trakcie komputeryzacji. Uzyskujemy wtedy całość księgozbioru, pogląd na to, co kiedy było przyjęte i z jaką kwotą, jak w oryginalnej księdze inwentarzowej. Jest to jednak pracochłonna metoda i chyba już na dziś niepotrzebna.
• Po wpisaniu aktualnie istniejących woluminów należy w odpowiednią ramkę w ustawieniach wpisać ostatni numer ubytku, jaki wskazuje rejestr ubytków, wraz z wartością ubytków.

Jeżeli po wydruku stron ksiąg elektronicznych za jakiś okres dokonujemy ubytkowania w elektronicznej bazie danych, wówczas w kolejnych wydrukach (od ostatniego drukowania, ale przed naniesieniem kolejnych ubytków) otrzymamy stan finansowo-księgowy zgodny z dokumentacją (fakturami, protokołami), ale nie będziemy mieli naniesionych skreśleń woluminów ubytkowanych na wcześniej wydrukowanych stronach ksiąg. W takim przypadku można wydrukować konkretne strony i je wymienić – pamiętając, że trzeba zaznaczyć do druku pozycje od pierwszej na danej stronie, tak żeby przy wymianie stron zachować właściwą ciągłość numeracji
Można też dokonać skreśleń ręcznie, na wydrukowanych wcześniej stronach, uzupełniając ubytki o numery wskazane przez program komputerowy.

Nie wyrzucamy ważnych dokumentów

Wszystkie zamknięte papierowe księgi inwentarzowe pozostają w bibliotece, w dokumentacji archiwalnej, podobnie jak inne dokumenty:

• protokoły wpływów (jak dary) i ubytków;
• faktury;
• rejestry ubytków.

Nigdy nie należy pozbywać się jakiegokolwiek z tych dokumentów. Dokumenty elektroniczne są kontynuacją dokumentacji papierowej.