ZASADY

Obowiązujące przepisy dotyczące ewidencji księgozbioru, w tym ubytkowania podręczników, są opisane w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. z 2008 r. nr 205 poz. 1283).

Podręczniki podlegają zasadom selekcji tak jak wszelkie inne niepotrzebne zbiory w bibliotece podlegające wcześniejszej ewidencji. Należy więc:

wydzielić ze zbiorów podręcznikówtytuły przeznaczone do selekcji;
spisać protokół selekcji;
uzyskać akceptację dyrekcji placówki;
przekazać je na makulaturę.

W opiniach władz oświatowych i w komentarzach prawników podkreśla się jednoznacznie, że zgodnie z art. 22aj ustawy o systemie oświaty wszystkie czynności związane z gospodarowaniem podręcznikami i materiałami edukacyjnymigromadzonymi w bibliotece szkolnej wykonuje dyrektor szkoły. W związku z tym to dyrektor szkoły określa procedurę postępowania ze zniszczonymi lubnieaktualnymi podręcznikami. Wszystkie podręczniki są ewidencjonowane w bibliotece szkolnej i w związku z tym powinny być zwracane przez uczniów, a następnie albo zostać zdjęte z ewidencji, albo pozostać na stanie biblioteki, jeżeli dyrektor szkoły uzna, że mogą jeszcze służyć uczniom np.jako materiał edukacyjny.

W roku 2021/2022 w szkołach są już wyłącznie podręczniki pochodzące z dotacji na ucznia. Nie powinno już być kompletów poprzednich podręczników wydawanych przez MEN i rozsyłanych do szkół nieodpłatnie.

Materiały ćwiczeniowe są wydawane uczniom bez ewidencji i są jedynie zbiorczo rejestrowane w bibliotece z udokumentowanym odbiorem dla klas poświadczonym przez wychowawców.

Materiały edukacyjne są rejestrowane w ewidencji i mają nadawane numery inwentarzowe. Muszą być zwracane do biblioteki i ubytkowane zgodnie z przepisami o zasadach ewidencji księgozbioru.

To, w jaki sposób dokonuje się ubytkowania, zależy od dyrekcji szkoły. Jeśli dyrektor uzna, że jakąśczęść podręczników należy zostawić do edukacji uzupełniającej, nauczyciel wydziela tę potrzebną część i ją pozostawia, a resztę ubytkuje.W praktyce w związku ze zmianami w rozkładzie materiału raczej żaden nauczyciel nie planuje korzystania z wycofywanych kompletów podręczników. Zostawianie nieaktualnych podręcznikówniczemu zatem nie służy i jedynie zaśmieca bibliotekę.

Ubytkowanie podręczników jest przeprowadzane protokolarnie. Dyrektor szkoły powinien powołać komisję do przeprowadzenia selekcji podręczników, ale nieformalnie robi to bibliotekarz. Oryginał protokołu dostaje księgowość, a kopię przechowuje w teczce z protokołami biblioteka.

Odpisy podręczników dokonywane są zbiorczo. Nikt nie jest w stanie spisywać każdego podręcznika, biorąc go do ręki.

SKONTRUM A PODRĘCZNIKI

Skontrum, czyli kontrolę zbiorów, zleca dyrekcja szkoły stosownym zarządzeniem, powołując komisję ds. kontroli zbiorów. Jeżeli komisjama za zadanie objąć swoją pracą również podręczniki, wtedy jest zobowiązana do wykazania tzw. braków podręczników w okresie kontroli i sporządzenia ich wykazu. Nauczyciel bibliotekarz powinien:

wyjaśnić przyczyny braków (podręczników nieoddanych, zniszczonych przez uczniów);
dołączyć listę z nazwiskami uczniów, którzy podręczniki zgubili czy zniszczyli, z tytułami tych podręczników, ich numerami i wartością.

Komisja wnioskuje do dyrekcji o wykreślenie wskazanego zestawu z ewidencji, a gdy dyrekcja przychyli się do wniosku komisji, nauczyciel bibliotekarz dokonuje selekcji.

SELEKCJA NIEAKTUALNYCH PODRĘCZNIKÓW POZA SKONTRUM

Selekcję podręczników wycofywanych z użytkowania wykonuje się wtedy, gdy jest to potrzebne, czyli po zebraniu nieaktualnych podręczników danego poziomu nauczania. Nie sposób dokonywać selekcji pojedynczo, biorąc każdy podręcznik do rąk, tak jak się torobi, spisując inne woluminy. Stąd najlepiej wycofywać zbiory hurtowo protokołem, wpisując do niego numery od-do. Trzeba przy tym pamiętać o skontrum i selekcji w trakcie skontrum oraz o tym, że część numerów już została wycofana lub czeka na decyzję dyrekcji.W protokole selekcji nie ujmuje się numerów wpisanych jako braki przez komisję skontrum. Podczas spisywania protokołu selekcji najlepiejwydrukować sobie spis ze skontrum i zerkać na numery, tak aby pomijać te ujęte w skontrum (patrz przykład poniżej). Tam, gdzie księgowość żąda włączeniawartości podręczników do ogólnej wartości księgozbioru, trzeba sporządzać oddzielne protokoły selekcji dla różnych rodzajów podręczników, co niestety dodatkowo utrudnia pracę.

Taka praktyka powoduje również chaos w organizacji pracy biblioteki szkolnej i jest wbrew zasadom określonym przepisami MKiDN o ewidencji zbiorów.

PROTOKOŁY SELEKCJI

Protokoły selekcji powinny być przygotowane przez komisję ds. selekcji powołaną przez dyrekcję szkoły i tak jest na poziomie formalnym. W praktyce jednak czynności te wykonuje nauczyciel bibliotekarz, ponieważ tylko on jest w stanie wybrać odpowiednie numery z bazy danych księgozbioru, odnaleźć odpowiednie księgi inwentaryzacyjne itp. Przygotowane protokoły należy przedstawić dyrekcji do akceptacji i określenia decyzji co do dalszego postępowania z odpisami.

Jak każdy dokument sporządzony w bibliotece, oryginał protokołu zostaje dostarczony księgowości – jeżeli w danej szkoleksięgowość wlicza wartość podręczników do wartości ogólnej księgozbioru, drugi egzemplarz zostaje w bibliotece, włączony dodokumentacji. Nadany mu zostaje odpowiedni numer kolejny protokołu, a w rejestrze ubytków zostaje umieszczona odpowiednia adnotacja o numerze i wartości ubytków.

W bibliotece powinny być prowadzone oddzielne rejestry ubytków dla każdego rodzaju zbioru, w tym dla podręczników.

PROBLEMY Z UBYTKOWANIEM

Materiały edukacyjne, czyli podręczniki, po 3 latach używaniastają się nieaktualne i należy je wycofać. Tak stanowią przepisy dotyczące bibliotek i tak to określa MEiN w swoich decyzjach. W niektórych szkolnych księgowościach zachodzą rozbieżności w interpretacji postępowania z dotacyjnymi podręcznikami,tłumaczone innymi zasadami dotyczącymi księgowości ze strony izb rachunkowych. Nie wiadomo, po co żądać składowania nieaktualnychpodręczników 5 lat tylko z powodu zakupu w ramach dotacji, skoro dane komplety są wycofywane zgodnie z decyzją MEN. Podręczniki po 3 latach nie nadają się do użytku.

Jeśli jednak dyrekcja szkoły zaleca zatrzymanie nieaktualnych i wycofanych z edukacji kompletów na 5 lat, to powinna wskazać miejsce ich złożenia na 2 lata, wiedząc, że za rok dojdą do tego kolejne tysiące podręczników wycofywane z kolejnych latach. Będą to tony zbędnych materiałów, w dodatku papierowych, łatwopalnych. Zgromadzenie ton podręczników tylko z jednego roku w kartonach gdzieś w piwnicy czy pod schodami w jakimś załamaniu nie jest ani bezpieczne,ani rozsądne.

Nie radziłabym nauczycielom bibliotekarzom traktowania tego typu próśb zbyt osobiście. Biblioteka to miejsce pracy nauczyciela bibliotekarza, który powinien się wykazywać dbałością o estetykę i bezpieczeństwo pracy i angażowaćw zadania związane z edukacją i wychowaniem, ale pamiętać o tym, że za wszelkie decyzje w szkole odpowiada dyrektor. Jeśli zażyczy on sobie złożenia ton podręczników we wskazanym miejscu, to tak należy zrobić. W miejscu tym szybko zapanuje olbrzymi bałagan.