ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA ZAMÓWIENIA

Zamawianiem podręczników i materiałów ćwiczeniowych dla szkoły powinien się zajmować dyrektor placówki. To dyrektor ma wiedzę o liczbie uczniów w poszczególnych rocznikach, o zasadach zamówień, obrotu podręcznikami i o przepisach prawa oświatowego w każdym zakresie, w tym podręczników.

O roli dyrektora w zamawianiu podręczników pisze na swojej stronie MEN:

O tym, jakie podręczniki lub inne materiały edukacyjne znajdą się w szkolnym zestawie, decyduje dyrektor szkoły na podstawie propozycji zespołów nauczycieli uczących poszczególnych przedmiotów. Dyrektor szkoły ustala taki zestaw po zasięgnięciu opinii rady pedagogicznej i rady rodziców. Źródło: www.gov.pl/web/edukacja/darmowe-podreczniki-pytania-i-odpowiedzi

PROCEDURA ZAMÓWIEŃ

Procedura zamawiania podręczników przebiega następująco:

1. Dyrektor powołuje zespół, zwykle złożony z przedstawicieli wszystkich przedmiotów, który wybiera odpowiednie tytuły podręczników dla poszczególnych klas i konsultuje swoje propozycje z pozostałymi nauczycielami zgodnie z zasadami stosowanymi w danej szkole.
2. Dyrektor szkoły ustala terminy, w których, zgodnie z prawem, rada pedagogiczna ma zatwierdzić wybór konkretnych tytułów podręczników do poszczególnych klas.
3. Wybrane komplety zostają przedstawione do zatwierdzenia w głosowaniu radzie pedagogicznej.
4. Dyrektor (lub osoba przez niego wytypowana) dokonuje zamówień w wybranych wydawnictwach.

Uwaga! Jeżeli nauczyciele nie dochodzą do porozumienia w kwestii wyboru odpowiednich tytułów, dyrektor jest prawnie zobowiązany do podjęcia decyzji wiążącej dla wszystkich. Dyrektor nie ma prawa narzucać nauczycielom innych tytułów, niż zaproponowali nauczyciele.

W powyższych etapach nie powinni uczestniczyć nauczyciele bibliotekarze, jeśli nie są równorzędnie nauczycielami przedmiotów. Wielu nauczycieli bibliotekarzy bywa zmuszanych do zajęcia się zamówieniami podręczników. Jest to naganna praktyka. W takim przypadku najlepiej podjąć rozmowy z dyrekcją placówki i uświadomić jej szeroki zakres zadań bibliotekarzy w okresie podręcznikowym, najlepiej na piśmie, z podaniem konkretnych liczb wypakowanych i zewidencjonowanych podręczników.

PODRĘCZNIKI W ROKU SZKOLNYM 2019/20

W roku szkolnym 2019/2020 klasy VII-VIII uczą się według częściowo nowej podstawy programowej i mają dostosowane do niej nowe podręczniki. Obecne klasy IV i V uczą się zgonie z zupełnie nową podstawą programową, klasy VI — ze starą podstawą programową i od września 2019 r. przejmują podręczniki po obecnej klasie VII. Zamawiane są podręczniki:

• nowe, przy zmianie podstaw programowych lub po wykorzystaniu 3 lat obrotu;
• uzupełniające dla kolejnego rocznika, po 1-2 latach obrotu nimi;
• dla nowych uczniów w szkole.

Nowe podręczniki

Nowe podręczniki to sprawa dla dyrekcji placówki, która dysponuje wiedzą na temat liczby uczniów w szkole. Do 25 sierpnia każdego roku dyrektor ma obowiązek zweryfikować drogą służbową podawaną liczbę uczniów w każdej klasie objętej darmowymi podręcznikami. Dyrektor loguje się w systemie oświatowych usług elektronicznych, do którego nie powinien mieć dostępu nikt nieuprawniony, i uzupełnia dane. Do 15 września dyrektor ma możliwość ostatecznego zweryfikowania liczby uczniów, którzy potwierdzili swoją obecność na listach klas.

Liczba zamawianych podręczników odpowiada liczbie uczniów na każdym poziomie klas plus po jednym komplecie dodatkowym na klasę. Jeśli np. jest pięć klas I z liczbą uczniów 100, zamawia się 105 egzemplarzy każdego tytułu. Komplet dodatkowy nie jest przeznaczony dla nauczyciela, jest kompletem dla ewentualnego nowego ucznia w klasie.

Domawianie podręczników dotyczy zamówień dla tych uczniów, którzy zgłosili się do szkoły już po oficjalnych zamówieniach dokonanych przez dyrekcję placówki, po 15 września, drogą służbową, oraz dla uczniów, którzy doszli jako nowi po przeniesieniu się w trakcie roku szkolnego z innych miejsc i szkół. Każde domawianie musi być wykonywane przez dyrekcję lub osobę upoważnioną. Zawsze panuje zasada: liczba uczniów plus jeden dodatkowy komplet na klasę.

Podręczniki uzupełniające

Zamawianie podręczników uzupełniających leży w gestii dyrekcji we współpracy z nauczycielem bibliotekarzem. W każdym roku używania podręczników trzeba się liczyć ze stratami związanymi z zagubieniami i zniszczeniami podręczników. Stąd liczba tzw. dobrych egzemplarzy na kolejny rok musi być weryfikowana na koniec roku szkolnego i podawana dyrekcji.

W klasach I-III uczniowie otrzymują zwykle podręczniki drukowane w częściach. Tu łatwiej jest obliczyć ostateczną liczbę dobrych egzemplarzy. W niektórych klasach starszych również są części podręczników (w mojej szkole jest to np. matematyka do klasy IV i V w dwóch częściach).

Wszystkie oddawane egzemplarze są układane w obrębie poziomów klas według tytułów i części (np. klasa I: humanistyka 1, humanistyka 1A, matematyka 1 itd.). Należy policzyć oddane już części. W przypadku ostatnich części używanych podręczników, jeżeli dyrekcja wymaga informacji o liczbie jeszcze przed zebraniem podręczników (zwykle około tygodnia przed końcem roku szkolnego), trzeba wziąć pod uwagę to, ile egzemplarzy poprzednich części zostało zniszczonych, ale też zaznaczyć dyrekcji, że podawana liczba dotycząca ostatnich części jest prognozą, tak by nie brać na siebie zbędnej odpowiedzialności za ewentualne większe starty w obrębie części ostatnich. Żaden nauczyciel bibliotekarz nie jest wróżką i nie powinien ponosić odpowiedzialności za egzemplarze zniszczone przez uczniów. Takie sytuacje regulują odpowiednie procedury domawiania podręczników, które leżą w gestii dyrekcji.

Warto zrobić tabelkę z wykazem podręczników dobrych i liczbą zniszczonych — będzie przejrzysta dla dyrekcji, która nie zawsze jest zaznajomiona ze strukturą księgozbioru (patrz: tabela na dole strony).

Po zebraniu od uczniów wszystkich egzemplarzy ze wszystkich klas należy przekazać dyrekcji ostateczną liczbę zebranych dobrych tytułów. Trzeba to zrobić od razu po zliczeniu wszystkich egzemplarzy, przed zakończeniem roku szkolnego i udaniem się na urlop.

Podręczniki dla nowych uczniów

Zakup podręczników dla nowych uczniów (np. zmieniających szkołę w połowie roku) leży w gestii dyrektora szkoły w porozumieniu z wychowawcą, który zgłasza dyrekcji nowego ucznia. Procedura ta wygląda następująco:

1. Wychowawca klasy zgłasza nauczycielowi bibliotekarzowi przybycie nowego ucznia do jego klasy.
2. Uczeń dostaje komplet przeznaczony dla nowego ucznia.
3. Dyrekcja szkoły zamawia ponownie jeden komplet dla ewentualnego kolejnego nowego ucznia danego rocznika. Ten dodatkowy egzemplarz trafia zwykle do nauczyciela klasy, ale należy pamiętać o tym, żeby przekazując komplet nauczycielom, informować ich o konieczności ewentualnego oddania kompletu nowemu uczniowi w jego klasie.

Krótko mówiąc, kwestia nowych uczniów i zabezpieczenia dla nich podręczników to sprawa dyrekcji szkoły. To dyrekcja i sekretariat zajmują się przyjęciem ucznia, skierowaniem go do odpowiedniej klasy i zamówieniem dla niego dodatkowych podręczników. Nie jest to rola nauczyciela bibliotekarza.

Nauczyciel bibliotekarz ma za zadanie wydać podręczniki i ćwiczenia, kiedy szkoła je zakupi, a nauczyciel bibliotekarz opracuje. Może to być dodatkowy jeden komplet przewidziany dla dodatkowego ucznia. Jeśli nie, szkoła musi zamówić potrzebne egzemplarze — jest to zadanie dyrekcji.

Jeżeli szkoła wyczerpała środki finansowe na jednego ucznia w danym roku szkolnym, dokonuje zakupu z własnych środków, a w kolejnym odzyskuje te środki, zgodnie z cytowaną wyżej ustawą.

PYTANIA

Czy nauczyciele bibliotekarze powinni osobiście odbierać w wakacje przywożone paczki z podręcznikami i ćwiczeniami?

Absolutnie nie. W pierwszym roku podręcznikowym, kiedy MEN rozsyłał bezcenne podręczniki Nasz Elementarz, dyrektorzy szkół byli zobowiązani do osobistego odbioru przesyłek, ale już w następnym roku mogła to robić osoba upoważniona do odbioru przesyłek przez dyrekcję. W kolejnych latach sytuacja zmieniła się na korzystniejszą dla dyrekcji i nauczycieli i przesyłki może odbierać administracja szkoły.

Należy przypomnieć, że nauczyciel bibliotekarz ma prawo do nieprzerwanego urlopu z wyjątkiem 7 dni roboczych, przeznaczonych na ściśle określone zadania związane z rozpoczęciem i zakończeniem roku szkolnego. Obowiązuje go tzw. tydzień gotowości szkolnej przed rozpoczęciem nowego roku szkolnego, a do tego kilka dni związanych z zakończeniem roku szkolnego, podczas których odbywają się rady pedagogiczne i rozliczenia. Nauczyciel bibliotekarz nie powinien wyrażać zgody na przychodzenie do pracy w połowie wakacji z racji przysyłania kolejnych paczek z podręcznikami. Mogą one spokojnie poczekać do ostatniego tygodnia września, bo poza nauczycielem bibliotekarzem i tak nikt ich nie rozpakuje, nie policzy i nie podda ewidencji.

Materiały edukacyjne na 3 lata, materiały ćwiczeniowe na rok Materiał edukacyjny - materiał zastępujący lub uzupełniający podręcznik, umożliwiający realizację programu nauczania, mający postać papierową lub elektroniczną. Katalog materiałów edukacyjnych może być szeroki, począwszy od zasobów edukacyjnych udostępnianych w sieci na platformach edukacyjnych, aż po książki zawierające treści edukacyjne, które mogą zastąpić lub uzupełniać realizację programu nauczania. Biorąc pod uwagę zasady udzielania i wydatkowania dotacji celowej, należy jednak mieć na uwadze, że materiały te (podobnie jak podręczniki) muszą służyć uczniom danej klasy (być wypożyczane, a w przypadku zasobów dostępnych w sieci - udostępniane) przez co najmniej 3 kolejne lata szkolne. Materiał ćwiczeniowy - materiał przeznaczony dla uczniów, służący utrwalaniu przez nich wiadomości i umiejętności. Definicja materiału ćwiczeniowego, w odróżnieniu od materiału edukacyjnego, uwzględnia przede wszystkim jednorazowość materiału ćwiczeniowego, rozumianą jako brak możliwości korzystania z takiego materiału (zeszytu ćwiczeń) przez kolejny rocznik uczniów. Źródło: MEN

Wydawca nie może narzucać szkole obowiązku zakupu pakietów podręczników W świetle art. 22d ustawy o systemie oświaty zakazane jest oferowanie sprzedaży podręcznika wyłącznie z innym podręcznikiem lub dodatkowymi materiałami dydaktycznymi przeznaczonymi dla ucznia. Takie działania wydawnictwa stanowią czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. 2003 nr 153 poz. 1503 z późn. zm.). Dyrektor szkoły ma prawo żądać podania cen poszczególnych podręczników i autonomicznie kompletować zaproponowane przez nauczycieli podręczniki w oczekiwaną przez szkołę całość, zgodnie z ustalonym szkolnym zestawem podręczników. Dyrektor szkoły nie może narzucać nauczycielom podręczników jednego wydawcy Niezgodna z przepisami prawa jest sytuacja, w której dyrektor szkoły narzuca nauczycielom swoje propozycje w zakresie wyboru podręczników, mimo iż zespół nauczycieli przedstawił inną propozycję. Nauczyciele jednak, dokonując wyborów, nie mogą ignorować istnienia określonego w ustawie górnego limitu środków finansowych, które szkoła może przeznaczyć na zakup podręczników, materiałów edukacyjnych oraz materiałów ćwiczeniowych. Dyrektor szkoły ma prawo decydowania o wyborze podręcznika w sytuacji braku porozumienia w zespole nauczycieli co do wyboru jednego podręcznika lub materiału edukacyjnego. Źródło: MEN

Dotacja na zakup podręczników może być wykorzystana także na pokrycie niektórych innych kosztów Zgodnie z art. 22ae ust. 11 ustawy o systemie oświaty dotacja celowa może być wykorzystana także na pokrycie kosztu drukowania i powielania podręczników, materiałów edukacyjnych i materiałów ćwiczeniowych w celach dydaktycznych (np. pokrycie kosztów zakupu papieru, tonera). Dotacja celowa może być wykorzystana do końca roku budżetowego, na który została udzielona. Niewykorzystana dotacja podlega zwrotowi do budżetu państwa. Sposób rozliczania wykorzystania dotacji celowej oraz wzór formularza rozliczenia wykorzystania tej dotacji określa Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 lipca 2014 r. w sprawie udzielania dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe (Dz.U. 2014 poz. 902 z późn. zm.). Dotacja na zakup materiałów ćwiczeniowych może być częściowo wykorzystana na pokrycie kosztów powielania materiałów ćwiczeniowych. Dyrektor szkoły może (w przypadku niewykorzystania całej dotacji na zakup materiałów ćwiczeniowych) przeznaczyć pozostałe środki na pokrycie kosztu drukowania i powielania materiałów ćwiczeniowych (zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych) lub na zakup urządzeń umożliwiających druk i powielanie tych materiałów. Pamiętać jednak należy, że dyrektor szkoły ustala materiały ćwiczeniowe obowiązujące w poszczególnych oddziałach na podstawie propozycji nauczycieli uczących w tych oddziałach. Źródło: MEN

Podręczniki do nauki języka obcego mogą się różnić w poszczególnych klasach Art. 22ab ustawy o systemie oświaty przewiduje możliwość zakupu różnych podręczników do nauki języka obcego nowożytnego dla poszczególnych oddziałów. Źródło: MEN

Zakup podręcznika dla dziecka zmieniającego szkołę W przypadku gdy w nowej szkole dziecka, które zmieniło szkołę, obowiązuje inny podręcznik, zarówno podręcznik, jak i materiały ćwiczeniowe uczeń powinien otrzymać ze szkoły, do której przechodzi. Jeżeli szkoła nie ma wolnego egzemplarza podręcznika, zwraca się do kuratora oświaty, który dysponuje rezerwą podręczników, o przekazanie dodatkowego egzemplarza. Zakupu materiałów ćwiczeniowych i podręcznika do nauki języka obcego nowożytnego szkoła powinna dokonać dla tego dziecka z własnych środków, które zostaną jej zrefundowane w kolejnym roku. Takie rozwiązanie przewiduje art. 22ae ust. 10 ustawy o systemie oświaty, w myśl którego jeżeli w wyniku zwiększenia się liczby uczniów w danej klasie w ciągu roku szkolnego środki z przekazanej dotacji celowej nie pokryją kosztu zakupu kompletów podręczników, materiałów edukacyjnych lub materiałów ćwiczeniowych dla tych uczniów, koszt zakupu brakujących kompletów podręczników, materiałów edukacyjnych lub materiałów ćwiczeniowych jest refundowany ze środków dotacji celowej przekazanej na kolejny rok szkolny. Źródło: MEN

Dotacji na podręczniki i na ćwiczenia nie można traktować wymiennie Ustawa o systemie oświaty przewiduje dwie rozłączne kwoty dotacji dla ucznia: na zakup podręczników lub materiałów edukacyjnych oraz na zakup materiałów ćwiczeniowych. Nie jest możliwa zmiana przeznaczenia tych kwot. Dotacji na zakup podręczników nie można przeznaczyć na zakup jednorocznych materiałów ćwiczeniowych, tak samo jak nie można zwiększyć puli środków na podręczniki, rezygnując z zakupu zeszytów ćwiczeń. Źródło: MEN

Dodatkowe egzemplarze, tzw. gratisy Trudno wymagać, by nauczyciele kupowali sobie co rok podręczniki - materiały potrzebne w pracy. Stąd powszechne zjawisko tzw. gratisów, które nauczyciele otrzymują od wydawnictw. Są to materiały niezbędne do pracy z uczniami: metodyki działań, zestawy zbiorów zadań i komplety dodatkowych ćwiczeń dla uczniów jednej lub kilku klas do wybranego przedmiotu. Osoba odpowiedzialna za zamówienia w trakcie negocjacji z wydawnictwami ma szansę na uzyskanie dodatkowych egzemplarzy bezpłatnych. Ich liczba i rodzaj zależy od wielu czynników: zasad panujących w danym wydawnictwie; wielkości zamówienia dla szkoły; zdolności negocjacyjnych osoby zamawiającej. Wydawnictwa często dodają po kilka kompletów dodatkowych do każdej klasy poza zamówieniem, czyli poza zasadą jednego dodatkowego egzemplarza dla klasy. Są to podręczniki, które mają służyć uczącym danego przedmiotu przez kilka lat, czyli są im pożyczane, a nie wręczane jako podarunek, w związku z czym muszą one być rozliczone na koniec roku szkolnego (patrz s. 11).

Sposób nabycia Z forum „Biblioteki w Szkole” (forum.bibliotekawszkole.pl) Pracuję w programie od Librusa i w kwestii podręczników, które szkoła zamawia zgodnie z otrzymaną dotacją, zastanawiam się, jak poprawnie należy oznaczać „sposób nabycia”. Czy w tej sytuacji powinienem wszystkie podręczniki oznaczyć jako „kupno”? Jak widzę, w ubiegłych latach w przypadku pierwszych podręczników używano wskazania „przydział”. Nie jest to dla mnie oczywiste, a że jestem w trakcie budowy katalogu, to mogę to wszystko poprawić. Richemaz Pierwsze podręczniki dla klas I-III były dotowane przez ministerstwo, tj. drukowane i przysyłane do szkół, stąd klasyfikacja „przydział” (ja też tak oznaczałam). Natomiast podręczniki dla pozostałych klas szkoła kupuje za pieniądze uzyskane z OP (też zresztą z ministerstwa) i dlatego ja oznaczam to jako „kupno”. Julia65